Voici l’épisode 12 du podcast. Vous allez apprendre à créer des process personnels et performants grâce à la méthode SAVA.
Nous avons vu dans les épisodes précédents comment positionner des objectifs concrets en accord avec votre bilan de 2021 et comment construire votre vision pour 2022. De plus, je vous ai confié ma meilleure astuce pour tenir vos résolutions.
Ce nouvel épisode de podcast va vous donner toutes les clés nécessaires pour :
- vous organiser de manière raisonnée en posant des priorités afin de ne pas vous éparpiller.
- structurer votre planning d’objectifs afin d’éviter que le moindre petit caillou dans le rouage ne perturbe l’ensemble.
- créer des process de façon à progresser plus sereinement dans vos projets.
De toute façon, on n’y coupe pas que ce soit réfléchi ou non, conscient ou non, efficace ou non, on a des process de travail et une organisation particulière.
Les questions à se poser sont : Me servent-ils à travailler plus vite et à réussir ou non ? Puis-je les améliorer ?
Et pour le savoir, il faut faire un bilan, il n’y a pas le choix.
Remarque importante
Avant d’aller plus loin, je veux préciser un point primordial pour moi :
Quand un formateur vous conseille une méthode ou un outil, il vaut mieux essayer, même si au départ, vous n’en voyez pas vraiment l’intérêt.
En revanche, ensuite, vous n’êtes pas obligé de poursuivre si cela ne vous convient pas ou n’est pas efficace pour vous. Nous avons tous des méthodes personnelles de travail et c’est ok.
Mais :
- s’il vous arrive de perdre du temps à chercher des documents sur votre ordinateur
- si vous vous sentez submergé par les actions à accomplir
- Si vous avez l’impression de vous éparpiller sans efficacité
Alors vous avez besoin de changer votre façon de travailler et/ou l’organisation de tous vos supports.
Et c’est ce que je veux vous aider à faire.
C’est pourquoi j’ai réfléchi à un process pour mettre en place des process d’organisation et de travail ! 😊
Pourquoi mettre en place des process ?
Un process est un document qui détaille les procédures pour automatiser nos tâches.
Il est important de comprendre qu’un process doit vous simplifier le travail et vous apporter de la sérénité.
Pendant que l’on fait les process, on y passe un peu de temps mais une fois que c’est fait, on gagne du temps.
Pourquoi sans process c’est plus difficile ?
L’idée aujourd’hui, c’est qu’il y ait vraiment un avant et un après.
C’est pourquoi je vais vous décrire une méthode pas à pas qui va, je l’espère, vous aider énormément.
Je crois que si les autres méthodes ne fonctionnent pas systématiquement, c’est parce que l’on se contente de changer des petits détails par ci par là.
Il faut arrêter de survoler tout un tas d’idées en essayant de trouver celle qui va débloquer la situation. Ce saupoudrage n’aide pas à résoudre le problème de fond !
Ce qu’il faut c’est vraiment un STOP – REFLEXION – RENOUVEAU – REORGANISATION – SATISFACTION
Ma méthode pour créer des process
Le process de la méthode que j’ai appelée SAVA en 4 étapes peut être utilisé pour chaque point à améliorer au niveau macro ou micro.
Je vous en donne d’abord les grandes lignes puis nous allons l’appliquer dans la suite de l’épisode.
Vous pouvez si vous le souhaitez télécharger le document récapitulatif au format PDF.
Dire STOP et poser une intention ferme.
Comprendre qu’il faut arrêter de saupoudrer par ci par là des petites solutions pour décider une bonne fois et dire STOP.
Je m’accorde un temps de pause parce que j’ai l’intention ferme et définitive de vraiment changer, de m’améliorer, de m’organiser…
Je me le promets, je suis résolu, je suis déterminé…
Vous devez vous promettre à vous-même mais aussi vous engager devant des tiers à décider, faire, persévérer et réussir.
Analyser son point de départ
S’accorder un temps de réflexion, faire une pause pour observer son ICI et MAINTENANT, s’auto analyser ou analyser sa situation.
J’analyse avec honnêteté ma façon de travailler, d’agir, de progresser dans mes projets…
Avoir une vision claire
Savoir ce que vous voulez, avoir une vision claire de votre but et définir vos objectifs et votre planning de sous-objectifs.
Je veux…
J’ai comme objectif… et pour cela, je vais…
Passer à l’action
Agir vraiment en suivant votre programmation, respecter votre promesse en persévérant au-delà des difficultés et des échecs pour réussir.
Je passe à l’action en suivant mon planning, je suis persévérant, j’accepte les problèmes, je mets tout en œuvre pour dépasser les échecs et les obstacles, je me fais aider, je me forme, j’ai confiance en ma réussite…
Tenir ses objectifs : créer VRAIMENT des process
Poser une intention ferme de réussir.
Pour réussir, il faut le vouloir.
Ça n’a l’air de rien comme remarque mais c’est très important.
Le vouloir, cela veut dire être prêt à faire tout ce qu’il faut ou faudra faire pour réussir et pour obtenir ce que l’on veut.
Si vous n’êtes pas prêt, il faut d’abord travailler sur votre mental.
C’est, je pense, la découverte la plus étonnante que j’ai pu faire cette année.
Je ne savais pas à quel point tenir ou blog (ou se lancer dans l’entreprenariat) était lié au développement personnel car il faut travailler son mindset, sa motivation…
Le mental de gagnant ou la bonne volonté ne suffisent pas.
La connaissance, le savoir et le savoir-faire ne suffisent pas non plus si vous n’agissez pas ou manquez de confiance en vous.
L’action ne suffit pas.
Ce sont les trois bases de la réussite s’il en manque une, cela ne fonctionne pas.
Le mental se travaille, le savoir s’apprend et l’action se décide.
La première chose à faire est donc de poser l’intention ferme de s’organiser, d’améliorer le rangement de ses documents et de produire ses process. Cela doit devenir une priorité. Cette intention doit être une promesse à soi-même et cette promesse doit s’accompagner d’une reconnexion à soi et d’un alignement à ses valeurs.
Une fois que l’on a posé cette intention claire, on peut se donner les moyens de changer et d’améliorer ses process.
S’accorder un temps de réflexion et analyser son point de départ
Il faut prendre le temps de faire une pause réflexive et de s’observer pour identifier votre problématique spécifique. Il faut vous « regarder » en train de travailler pour comprendre votre fonctionnement et surtout, ne pas le considérer comme une perte de temps mais comme un futur gain.
Il s’agit de mettre de la clarté sur là où on en est (d’où l’on part) et faire un bilan de sa façon de procéder, étudier son emploi du temps actuel pour savoir à quoi on passe son temps et comment.
Vous pouvez identifier vos temps propices et vos lieux favorables : quand êtes-vous le plus apte à faire telle ou telle chose ? Matin ? Soir ? Comment aimez-vous travailler ? Où ?
De même pour vos documents : faites un bilan complet, déterminez ce qui est prêt et ce qui reste à faire dans vos documents puis rangez. Renommez les documents, rassemblez, réorganisez…
Avant de me jeter à corps perdu (expression très parlante) dans des recherches à n’en plus finir, je fais déjà le tour de ce qui est déjà prêt par exemple en photos, en textes…
Cela aide toujours de partir d’une base mais, pour cela, il faut que les documents soient bien ordonnés sur son ordinateur. Faites-le une fois puis, de temps en temps, pour éviter de vous retrouver à nouveau avec le fouillis. Le rangement de vos documents doit être programmé une fois par semaine ou par mois pour éviter de vous retrouver submergé.
Une fois que vous avez fait le point sur ce qui est prêt, vous pouvez décider dans quel ordre vous faites le reste.
Avoir une vision claire de ce que vous souhaitez.
Décrivez la journée idéale : temps de travail ? De quelle heure à quelle heure ? Nombre de tâches ? Comment répartissez-vous les tâches ?…
Cette journée idéale doit être réaliste. Ne répondez pas que vous souhaitez siroter un verre sur une plage pendant que votre entreprise tourne toute seule… C’est peut-être votre but à long terme mais, pour l’instant, nous allons rester terre à terre.
Passer à l’action
Normalement si vous avez bien accompli l’étape 1, cela ne devrait pas trop mal se dérouler mais attention au perfectionnisme, au syndrome de l’imposteur, à la remise en cause de son expertise, au manque d’assurance, à l’incapacité de choisir la première tâche…
Tenir ses objectifs : nous sommes sur la bonne voie
Nous avons avec ces 4 étapes posé les bases d’un changement profond. On a consolidé les fondations en mettant à plat l’existant.
Nous allons pouvoir à présent créer des process performants et efficaces pour vous.
Soyons honnête, si nous avons l’impression que notre organisation pourrait être meilleure, c’est parce que nous n’avons pas le temps de faire tout ce que nous voulons ou parce que, pour faire tout ce que nous voulons, nous sacrifions du temps personnel, en famille, de loisir…
Je vais donc, dans cette seconde partie, appliquer à un cas particulier le process que nous avons étudié pour l’instant de façon générale.
Gagner du temps
Faire de la place en limitant les actions hors projet et supprimer les distractions
En premier, il faut chercher à éliminer le superflu et ce qui peut attendre. C’est le plus facile pour gagner du temps rapidement et obtenir des résultats immédiats. En effet, dès que vous éliminez quelque chose de votre quotidien, vous faites de la place immédiatement.
Comment choisir ? Vous pouvez supprimer ce qui n’apporte pas de résultat et qui n’est pas efficace.
Clairement, les moments où vous n’avancez pas sur votre projet.
Attention, vous devez conserver ce qui vous fait du bien donc :
- Oui pour un film à voir absolument / non à l’émission qui ne vous apporte rien
- Oui pour regarder les mails 2 fois par jour / non pour les regarder 10 fois !
Et bien sûr, attention aux réseaux sociaux très chronophages…
Utilisation du process
Vous le constatez encore une fois, utiliser le même process de la méthode SAVA vous aide à approfondir la thématique et à créer votre process qui sera performant car adapté à votre situation.
Éliminer des tâches
Peut-être aussi que vous chargez trop votre planning… Il faut aussi faire preuve de réalisme sur le temps nécessaire pour agir.
Faire autrement
Déléguer ce qui est délégable
Utiliser la méthode du batching : il s’agit de regrouper les tâches similaires le même jour ou sur la même demi-journée ce qui évite les pertes de temps et décuple l’efficacité. Je fais des demi-journées de travail lors desquelles je fais la même chose.
Petite astuce : ce que je viens de dire pour le travail peut bien entendu être fait dans la vie quotidienne et personnelle.
Alors prêt à tenir vos promesses ?
Pour s’organiser de façon efficace et alignée avec qui on est, il faut le vouloir, le décider, se le promettre, en mesurer les conséquences, se donner du temps pour le faire, se faire aider, mettre en place des process qui nous correspondent.
Alors maintenant, il ne reste plus qu’à passer à l’action pour créer des process qui vont impacter votre vie !
Je vous invite à télécharger le document de la méthode SAVA.
Est-ce que cet épisode vous a plu ? Laissez un commentaire juste en dessous et j’y répondrai avec plaisir.
